Uma pousada, por menor que seja, deve trabalhar sempre com foco nos mais altos padrões de excelência da hotelaria. E no mercado existem boas soluções tecnológicas de softwares hoteleiros que fazem com que suas demandas internas funcionem tão bem quanto um renomado hotel 5 estrelas.

É bem comum que pousadas tenham um número reduzido de funcionários, que desempenham diversas funções no dia a dia, o que pode se tornar um desafio. Seja em um hotel enorme ou em uma pequena pousada, o fluxo de entrada e saída de hóspedes é sempre algo onde deve ser empregado o máximo de atenção, afinal, não se trata apenas de fechar a conta e cobrar os valores no balcão. É preciso checar a limpeza das acomodações, a velocidade do wi-fi, o estoque dos mantimentos e diversos outros pontos que, normalmente, em uma pousada, são executados pelo mesmo colaborador.

Tudo isso parece simples, porém, quem trabalha com hotelaria sabe que existem outros assuntos que podem desviar a atenção da equipe de gerência, fazendo com que seja difícil para um funcionário ficar focado exclusivamente na gestão das hospedagens.

O sistema de gerenciamento e controle de hotéis e pousadas, foi desenvolvido com o objetivo de auxiliar os gerentes, o setor de reservas, a camareira, a recepção e outras áreas na gestão de suas atividades, trazendo mais produtividade para a equipe e uma melhor experiência para o hóspede.

Seja qual for o porte do seu hotel ou pousada, os processos internos podem ser amplamente beneficiados com o uso de um sistema PMS, e é sobre isso que iremos falar neste artigo.

Como funciona um sistema PMS para pousada?

O mercado hoteleiro já não existe sem o auxílio de boas soluções tecnológicas. Quem não se ajusta a essa realidade, investindo em tecnologia, acaba ficando para trás. É possível facilitar a gestão da sua pousada com um software rápido, seguro e simples de utilizar. 

O software para pousada é capaz de concentrar as informações de check-in e check-out (além das reservas futuras) e apresentar aos gestores de forma descomplicada, o que contribui para evitar erros administrativos que podem gerar uma má experiência para o hóspede, que, sabemos, ser o nosso bem mais precioso.

Não existe nada mais desagradável para um hóspede do que chegar cansado de viagem e se deparar com sua acomodação desarrumada ou, pior, descobrir que houve um erro gerencial que resultou em problemas com a reserva. O sistema de gestão hoteleira é o seu principal aliado na hora de evitar esse tipo de constrangimento.

Com um PMS para pousada, você terá todas as ferramentas necessárias para gerenciar o seu empreendimento, aumentando a produtividade da sua equipe e a sua lucratividade. Você pode evitar erros comuns, como overbookings, perda do histórico de reservas e até mesmo problemas na conferência de consumo, no estoque dos seus produtos ou na gestão de limpeza da camareira.

Principais benefícios do PMS para sua pousada

Adotar um PMS para a sua pousada não é apenas uma solução inteligente para um problema frequente, é também uma oportunidade de modernizar a gestão e fazer dela algo mais precioso e estratégico, o que influencia diretamente na capacidade de gerar resultados positivos para o seu negócio.

Resumidamente, alguns dos benefícios em otimizar a gestão hoteleira com um sistema PMS são:

• Evitar erros administrativos;
• Profissionalizar a gestão da pousada;
• Integrar todos os departamentos da pousada (governança + recepção + F&B);
• Melhorar a experiência do hóspede;
• Busca fácil e rápida de dados do viajante;
• Agilidade no check-in e check-out do hóspede;
• Redução de custos em TI;
• Controle do faturamento do hotel;
• Monitoramento de despesas e receitas;
• Atualizações automáticas do sistema em nuvem.

Principais recursos que devem ter um sistema de gestão para hotéis e pousadas

Com um sistema para hotel ou pousada você terá todas as ferramentas necessárias para gerenciar o seu empreendimento, aumentando a produtividade da sua equipe e a sua lucratividade.

E para que esse PMS funcione de forma satisfatória, atendendo toda a demanda de trabalho do seu meio de hospedagem é necessário que ele tenha os seguintes recursos: 

• Mapa de reservas;
• Disponibilidade e tarifário;
• PDV hoteleiro;
• Governança;
• Lançamento de reservas;
• Gestão de orçamentos;
• Relatórios e dashboards;
• Central de reservas;
• Gestão de estoque;
• Voucher e FNRH;
• Fechamento de caixa;
• Check-in online;
• Avaliação do hóspede;
• Contas a pagar e a receber;
• Manutenção e bloqueio;
• Gestão B2B.

Importância de ter um PMS hoteleiro integrado

São vários os fornecedores de pms na hotelaria. Porém, é fundamental que você pesquise e compare bastante os sistemas disponíveis no mercado, para que o pms escolhido seja o mais próximo das necessidades particulares do seu meio de hospedagem.

Um dos pontos principais ao escolher a empresa que será responsável pelo PMS da sua pousada, é que ela possa te oferecer múltiplas tecnologias em um só lugar, porque além de estar tudo integrado, evitando overbooking e outros possíveis problemas, você terá apenas um fornecedor cuidando do seu site, do seu motor de reservas e de todo o processo de gestão do seu empreendimento. 

As integrações do motor de reservas + channel manager + pms fazem com que todo o processo de reservas online seja impecável, sem costuras soltas. Isso significa que, independente de onde a reserva foi gerada (OTA´s, empresas, site e outros), ela será automaticamente atualizada no pms da sua pousada. Dessa forma, você consegue ter inovação, economia e produtividade.

Com um PMS hoteleiro integrado você pode usar um único acesso para gerenciar reservas, atualizar tarifas e disponibilidade em todos os canais de vendas (Booking.com, Trivago, Hurb, Expedia, Decolar, etc) e manter todas as suas reservas sincronizadas em tempo real.

Com essa integração, o sistema de gerenciamento da sua pousada também será nutrido de outros dados da reserva, como informações do cliente, dados do cartão de crédito e outros detalhes específicos.

Quanto mais organizada e eficiente for a gestão hoteleira, os procedimentos funcionam melhor no front-office. Uma equipe mais produtiva faz mais pelo cliente e comete menos erros. Além da satisfação do hóspede, o bem-estar dos seus colaboradores aumenta.

PMS na nuvem

Estar bem protegido é fator crucial para o sucesso de qualquer organização que trabalha com dados em ambientes virtuais. O PMS para hotel e pousada, hospedado em nuvem, utiliza um servidor robusto e seguro contra ameaças, com protocolos de segurança virtual e física altamente rigorosos.

Todas as informações que você insere no PMS ficam retidas nos servidores, permitindo o acesso online da ferramenta e das informações de acordo com a necessidade da equipe que gerencia a sua pousada. 

A mobilidade desse tipo de sistema encontra na nuvem um bom parceiro. Já que tudo é salvo num servidor remoto, o software de gestão hoteleira pode ser usado fora do ambiente do hotel, garantindo a você, amigo hoteleiro, uma melhor experiência de acesso por qualquer dispositivo e de qualquer lugar.

Um sistema hoteleiro na nuvem pode trazer mais segurança, mobilidade e redução de custos para seu hotel, pois dispensa investimentos com servidores locais, gastos desnecessários de energia e com equipe de manutenção.

Se você busca eficiência e agilidade para sua pousada, não deixe de considerar o uso do PMS. Contudo, lembre-se que um bom sistema inteligente precisa ser construído por uma empresa de qualidade, com expertise no mercado hoteleiro e que sabe reconhecer os desafios mais importantes para cada empreendimento!

Gostou de saber mais sobre sistema para pousada? Entre em contato conosco e solicite uma consultoria gratuita.