Os softwares hoteleiros são os responsáveis por facilitarem (e muito!) o trabalho de gestão dos donos ou gerentes de hotéis e pousadas. Coordenar equipes, saber a taxa de ocupação de quartos para oferecer as vagas corretamente aos seus hóspedes, manter os quartos limpos e ter uma gestão financeira controlada, são parte das atividades diárias do gerenciamento dos meios de hospedagem.  E realizá-las pode ser muito mais fácil com um PMS para hotéis.

O PMS (Property Management System) é um software de gerenciamento hoteleiro focado em facilitar procedimentos administrativos, de inventário, ocupação, e tarifas. Ele mantém registros de hóspedes, permite controle de custos, promoções e contratos, e possibilita consultas de disponibilidade. Em outras palavras, é uma plataforma que facilita o sistema de gestão do hotel. 

O PMS hoteleiro ideal integra com o motor de reservas e gestor de canais, auxiliando nas tarefas da rotina hoteleira. A ideia é não só otimizar processos internos entre colaboradores, no que tange à gestão de hotéis e pousadas, mas, também, tornar a experiência do hóspede mais agradável e segura.

Cada vez mais, mostra-se necessário que gestores de hotéis e administradores de aluguéis por temporada busquem soluções em um sistema de gestão hoteleira para aprimorar os serviços e sair com um diferencial frente aos concorrentes.

Por esse motivo, preparamos para vocês 5 recursos que são obrigatórios em um PMS de hotel. Confira.

Mapa de apartamentos

O mapa de apartamentos é um recurso fundamental para o hoteleiro, porque ele permite que o gestor visualize a ocupação dos quartos, evitando que haja mais reservas do que tem a capacidade de atender, além de organizar a alocação das reservas em apartamentos reais, identificar hóspedes com check-in realizados e pendentes, apartamentos em manutenção ou bloqueados e diversos outros recursos que ajudarão o gestor hoteleiro.

Ele também permite maior mobilidade nas alterações, fazendo alocações de modo inteligente, sem prejudicar o andamento das tarefas do hotel. É possível também identificar, através dessa ferramenta, quais quartos estão sujos e precisam ser limpos, fazendo uma conexão direta com o aplicativo de governança, sobre o qual falaremos mais adiante.

PDV – Ponto de Venda

Ponto de Vendas, ou PDV, é o módulo feito para atender seus hóspedes com eficiência e agilidade. Ele opera as vendas com várias condições de compra e pagamento. 

Qualquer estabelecimento que fornece serviços de comidas e bebidas, precisa de um sistema para vender esses itens. Antigamente, a equipe precisaria adicionar manualmente os custos da estadia na propriedade à ficha do hóspede. Esses métodos manuais faziam com que hoteleiros gastassem um tempo precioso e deixavam margem para erros. Esses registros manuais também dificultavam o gerenciamento de dados dos hóspedes.

Hoje, o PDV de um hotel pode (e deve) estar diretamente conectado ao sistema de gestão de sua propriedade, fornecendo benefícios claros para os hotéis:

• Experiência de hospedagem perfeita: um PDV adiciona automaticamente serviço de quarto, contas de restaurante e bar, gastos no spa e outras despesas no estabelecimento a uma única ficha de hóspede. O hóspede paga apenas uma vez no momento do check-out;

• Mais oportunidades de serviço: com um PDV otimizado para dispositivos móveis, sua equipe pode registrar pedidos em qualquer lugar: à beira da piscina, no lobby, no spa. Onde quer que você esteja, o seu hotel pode obter receitas adicionais; 

• Melhor sistema de faturamento: a conciliação manual de despesas no estabelecimento cria margem para erros. Um PDV reduz a possibilidade de erros humanos e melhora a satisfação do cliente ao fornecer um serviço mais rápido e um faturamento mais preciso no check-out;

• Relatórios úteis: um PDV apresenta novas informações sobre o comportamento do cliente. Já que você pode unificar todos os gastos do hóspede em um único sistema gerando relatórios de contas em aberto, pagas, previsões diárias e transações financeiras.

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Aplicativo de Governanta

Como gestor de um empreendimento de hospedagem, você já deve ter percebido a importância de uma governança hoteleira forte. Sem ela, o hotel fica exposto a diversas fragilidades, como desorganização, falta de processo na limpeza e dificuldades de controle do trabalho. 

E para facilitar o serviço desse setor tão fundamental para a hotelaria, o aplicativo de governanta foi desenvolvido para automatizar e facilitar o trabalho das camareiras, equipe de manutenção e governantas dentro do hotel, trazendo mais controle e qualidade para seu negócio.

Através deste aplicativo hoteleiro você pode acompanhar e delegar funções para estes funcionários diretamente do seu smartphone.

É um software hoteleiro que permite o gerenciamento mais eficiente, tornando ágil o processo e facilitando as atividades rotineiras. Através dele é possível ter:

• Controle de equipe;
• Escala automática ou manual para limpeza dos apartamentos;
• Solicitação de manutenção e inspeção;
• Liberação de quarto automatizada;
• Achados e perdidos;
• Registro de manutenção dos quartos.

Central de reservas

Desde o primeiro contato com o hóspede, concretização da reserva, chegada ao hotel e check-out, pode ser acompanhado pela central de reservas, para que a equipe hoteleira seja capaz de gerir reservas e  hóspedes no mesmo sistema, automatizando todos os processos.

Com o objetivo de facilitar a gestão da recepção e do departamento de reservas esse módulo permite um maior controle do check in e check out, histórico e cobrança dos hóspedes, identificação de observações no voucher, canais de vendas por onde o cliente chegou e diversos outros recursos que facilitarão o dia a dia do seu hotel.

Através do PMS para hotéis, o hoteleiro consegue visualizar reservas por período, consegue gerar orçamentos (que é uma pré reserva) que podem ser compartilhados por e-mail ou WhatsApp, além de conseguir acessar relatórios de como e quando essas reservas foram geradas.

O ideal é que, com apenas um sistema para hotel ou pousada, seja possível configurar o motor de reservas do seu hotel, fazer a gestão de todas as OTAs, administrar as operadoras e receber, em tempo real, dados e informações inteligentes que sirvam de base para implementar melhorias no seu meio de hospedagem.

Versão mobile

Um estudo da Fundação Getúlio Vargas (FGV) aponta que o Brasil tem 2 dispositivos digitais por habitante. E, por esse motivo, atualmente, grande parte das inovações tecnológicas que são apresentadas às pessoas e empresas giram em torno de celulares e smartphones.

Com um PMS para hotéis não seria diferente, a versão mobile desses sistemas permite realizar procedimentos através de um simples smartphone, dando praticidade, mobilidade e segurança para a equipe hoteleira gerir os estabelecimentos de onde estiver.

Agora que você já sabe quais são as funções que definitivamente não podem faltar em um software de gestão de hotéis e pousadas, entre em contato conosco e conheça mais sobre o PMS da Foco e diversos outros sistemas de gestão hoteleira integrados em nosso motor de reservas e gestor de canais.

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Originalmente publicada em 09 de agosto de 2021.