O hóspede se aproxima da recepção para fazer o check- in da estadia em seu hotel e quando você percebe já possui um outro cliente alocado no mesmo quarto de reserva.
Imaginou esse cenário?
Um quadro que representa um dos maiores pesadelos para hoteleiros: o overbooking na hotelaria.
Esse fenômeno é fruto do excesso de reservas, ou seja, o hotel ou pousada vende mais estadias que a sua capacidade.
Situação que acontece com frequência em muitos setores, como companhias aéreas, rodoviárias e pode causar inúmeros transtornos aos hoteleiros, mas, principalmente, aos hóspedes.
Fique com a gente até o final deste artigo e descubra como evitar o temido overbooking em hotel, pousada, hostels ou qualquer outro meio de hospedagem. Especialmente no seu estabelecimento.
Siga a leitura!
O que é overbooking na hotelaria?
Overbooking o que é? Uma expressão em inglês que significa excesso de reservas, traduzindo, quando seu hotel recebe reservas acima da capacidade máxima.
Em hotéis de grande porte, o overbooking é dividido por categorias:
Overbooking por categoria de acomodação
Quando, por exemplo, o cliente reservou uma acomodação standard e por causa do overbooking os quartos desta categoria esgotaram.
Neste exemplo, a solução se apresenta com mais simplicidade.
Você pode explicar o equívoco e oferecer ao cliente, sem quarto, uma unidade de outra classificação, de preferência a mais luxuosa que a reservada inicialmente.
Para o negócio, resolver dessa maneira ainda se configura como um pequeno prejuízo.
Por ser um valor superior da acomodação será preciso ajustar sua tabela de preço para evitar muitos danos na lucratividade do estabelecimento.
Overbooking de lotação total
Por outro lado, o overbooking na hotelaria pode ser de lotação total.
Isso significa que, devido à superlotação acidental, não há quartos disponíveis para acomodar a quantidade de hóspedes presentes no hotel.
Cenário bem mais complexo e prejudicial tanto para a imagem, quanto para a operação, hóspedes e até o setor jurídico do estabelecimento.
No entanto, podemos te tranquilizar e enumerar algumas soluções para esse tipo de problema.
Continue a leitura e confira ao longo do texto.
Como e por que acontece o overbooking na hotelaria?
À medida que os canais de venda ganharam força no mercado hoteleiro, os gestores dos hotéis buscam estar presentes em todas as OTA’s.
Antes, uma pequena explicação da sigla OTA’s. Em tradução livre, são Online Travel Agency e significam agências de viagens online.
Logo, são sites especializados em vendas de produtos de viagem diretamente para os consumidores.
Alguns exemplos de grandes empresas são Trivago, Booking.com, Expedia, AirBnb, Decolar, entre outros.
Devido a essas novas opções de reservas, os hóspedes podem optar por reservar diretamente nos hotéis e em OTA’s.
E não só isso, as reservas podem acontecer a qualquer hora do dia, assim fica difícil acompanhar e atualizar todos os canais ao mesmo tempo.
Em consequência, podem perder o controle sobre todas essas reservas e o overbooking acontece.
Além disso, o overbooking em hotel também pode ser fruto de falha humana, falta de comunicação ou esquecimento do registro da reserva em um dia de muito movimento.
Esses são os motivos mais comuns de overbooking na hotelaria. Agora, você precisa saber o que fazer para que isso não aconteça no seu hotel.
Abaixo, listamos algumas dicas que vão te ajudar realmente a não passar por situações de overbooking.
Como evitar overbooking no meu hotel?
Para evitar que esse tipo de erro aconteça, atualmente podemos contar com uma grande aliada: a tecnologia.
E no segmento de hotelaria, os avanços não param, por isso vale investir em tecnologias hoteleiras para agilizar o funcionamento dos setores e também reduzir as falhas humanas.
Fique conosco até o final deste artigo e descubra como acabar com os overbookings, unindo tecnologia, prevenção e capacitação da sua equipe hoteleira.
Capacitação como estratégia contra o overbooking na hotelaria
Uma das formas de contornar esse problema é criar uma rotina de capacitação para sua equipe de colaboradores.
Com isso, todos os colaboradores responsáveis pelo setor de reservas e pela recepção terão acesso a informações atualizadas com facilidade.
E saberão como lidar com o possível problema, minimizando o risco de insatisfação dos hóspedes.
Além de identificar com o máximo de antecedência e consequentemente poder agir com celeridade para resolver a questão que se apresenta.
Utilize a tecnologia a favor do seu hotel para evitar overbooking
Adotar um sistema de gestão automatizada de reservas te ajuda a gerenciar o seu negócio de diversas maneiras.
De forma automática, você gerencia as alterações, cancelamentos e disponibilidade de reservas.
São ferramentas digitais simples de utilizar, extremamente confiáveis, que funcionam como grandes parceiros da equipe hoteleira.
Principalmente se desenvolvidas por uma empresa como a Foco Tecnologia e Marketing, destaque em todo o Brasil, por possibilitar a integração de sistemas hoteleiros em um único software.
Vale ressaltar que a integração entre todos os canais se configura como decisiva para a escolha de um software.
Isso, até por envolver o gerenciamento de diversas e cruciais áreas do seu hotel ou pousada.
Garanta um sistema de gestão mais eficaz entre os canais de reserva
No entanto, mesmo com toda a organização é muito comum que alguns hotéis sofram overbooking pelo simples fato de não adotarem um método eficaz para realizar a gestão das reservas.
Neste ponto está a necessidade de escolher um sistema para tal função e se certificar que tenha em mãos um PMS de qualidade, como dito anteriormente.
Novamente se faz necessário a explicação de mais uma sigla. PMS é a redução para os softwares de gestão de propriedades hoteleiras, tradução livre, também em inglês.
Em outras palavras, é um recurso utilizado para otimizar as operações diárias do hotel, aumentar a eficiência e, junto com ela, a lucratividade.
Com um bom PMS serve à sua equipe para fazer operações diárias como controle de reservas, check- ins, check-outs, serviços ao hóspede, governança, disponibilidade, preços, relatórios, análise.
Se integrados entre todos os canais de vendas e comunicação, você consegue mais assertividade, relatórios detalhados.
Com isso, mais produtividade e solução do pesadelo que tratamos aqui neste artigo, o overbooking.
Não é interessante?! Facilite a sua vida, hoteleiro!
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Facilite a integração total entre plataformas ágeis do seu hotel ou pousada
Sabe como fazer a tão sonhada integração?
Conectando todos os canais de vendas disponíveis a um sistema hoteleiro de conectividade, também conhecido como channel manager ou gestor de canais.
Esse processo faz com que o seu PMS se conecte com o motor de reservas do seu canal próprio de vendas e ao channel manager.
Como resultado, todas as reservas do seu estabelecimento ficam centralizadas na mesma plataforma.
Pronto para agilizar toda a operação de recepção, gestão, reservas, consequentemente governança.
Em resumo, essa integração acontece da seguinte maneira: o PMS “informa” quantas unidades podem ser vendidas para cada categoria de apartamentos.
Essa informação chega ao motor de reservas e ao channel manager, que, por sua vez, repassa para cada canal de vendas que esteja conectado ao seu hotel – OTAs, site e demais canais de vendas.
Os canais recebem essas informações e, a partir delas, comercializam as acomodações.
Cada venda realizada por esses canais é importada pelo sistema do channel manager que passa a reserva para o PMS hoteleiro.
Chegando lá, o PMS diminui a disponibilidade na categoria de quarto que foi reservada e atualiza o allotment,-parcerias entre o segmento- em todos os sistemas hoteleiros conectados.
Parece confuso, mas acontece tudo de forma rápida e dinâmica, sem intervenção humana alguma nesse processo, diminuindo consideravelmente o risco de overbooking.
Mais uma dica para você espantar de vez o overbooking do seu hotel com eficiência e garantia de redução da mão de obra humana, ou seja, mas prático.
Opções para você abandonar as alternativas manuais e poder crescer e desenvolver o seu negócio.
Conseguiu entender tudo sobre overbooking na hotelaria?
Além de gerar um grande constrangimento, o overbooking na hotelaria demanda uma urgência operacional e de gestão.
Assim, traz sérios riscos para a imagem do estabelecimento além de uma possível demanda judicial. Complicado, não é mesmo?
É comum que os hóspedes, frustrados com toda essa situação, registrem suas reclamações em canais como TrpAdvisor, Booking e, até mesmo, no Reclame Aqui, redes sociais.
Afinal, há muita frustração para planejar uma viagem, escolher o hotel ideal, reservar com antecedência, chegar no estabelecimento e constatar que não há quarto disponível.
Não se assuste porque colocamos neste artigo algumas alternativas que vão solucionar de vez a questão do overbooking no seu hotel ou pousada.
Desde capacitação e treinamento da equipe hoteleira, passando pela tecnologia e integração entre tecnologias,
Com isso, você consegue reduzir a zero as causas desse fenômeno, o trabalho manual de colaboradores e trazer mais agilidade para a gestão do seu hotel.
Mais do que isso, entregar um serviços de excelência e promover a melhor experiência para seus clientes.
Quer saber mais sobre as nossas soluções para gestão hoteleira? Fale com a gente!
