Não existe uma regra rígida para determinar que os departamentos e funções de um hotel sejam iguais em todos os estabelecimentos do setor hoteleiro.
A configuração para divisão de cada área visa mesmo o funcionamento e vai depender, muito, do tamanho e necessidade de cada hotel ou pousada.
No entanto, o que conduz a excelência dos seus serviços é a conexão eficaz e fluida entre cada área, formando uma sinfonia bem orquestrada.
Assim, independentemente do porte do seu negócio, a organização desenha o pano de fundo para o crescimento e sucesso dele.
Portanto, te convidamos a ficar mais um pouco por aqui e conhecer melhor quais os departamentos e funções de um hotel, comparar com a organização da sua pousada ou hotel, entender se estão todos em seus lugares, coordenados e funcionando da melhor forma.
Afinal, para orquestrar todas as áreas é preciso conhecer a fundo o que cada colaborador está designado a fazer.
Continue no texto e vambora!
Conheça o organograma de um hotel ou pousada
Academia, piscinas, SPA, sauna, quadras de esportes, passeios turísticos e mais, podem fazer parte das atrações de diversos hotéis e pousadas.
Se serviços de grande porte como estes estiverem no menu, certamente a quantidade de departamentos e funções de um hotel será maior para dar conta não somente da operação, como também da gestão de cada uma dessas atividades.
Como já dito anteriormente, os organogramas podem variar muito. Porém, três departamentos precisam existir e ter presença bem demarcada dentro de um hotel ou pousada para oferecer uma experiência única aos hóspedes.
São eles: a gerência, a gorvença e a recepção. Os três são indispensáveis, no mínimo, para a estrutura organizacional do hotel realizar suas operações rotineiras.
Essas áreas comportam o estratégico, que lidera toda a orquestra e delega funções.
Além de incluir também o operacional, que tem o objetivo de compartilhar as tarefas diárias e atuar na acomodação dos hóspedes.
Dado os três principais setores para, minimamente, gerir um hotel, podemos ampliar a composição de departamentos e explicar melhor a cobertura de cada um.
Acompanhe abaixo:
- O ponto mais alto da cadeia de comando é da gerência geral;
- O setor administrativo engloba as áreas financeira, comercial, recursos humanos, marketing e alimentos e bebidas;
- Em alguns hotéis ou pousadas, o setor de hospedagem ou governança abrange os serviços de camareiras, arrumadores e manutenção;
- E dentro da seara da recepção estão os serviços de concierge e mensageiros;
- Além dos setores de reservas, em alguns casos, áreas de eventos e recreação são contemplados, todos independentes entre si.
A distribuição de departamentos de hotel ou pousada se dá como acima. Mas precisamos falar também sobre as responsabilidades de cada área de forma detalhada.
A ideia é facilitar o entendimento do fluxo de trabalho de cada colaborador e perceber que realmente funciona como uma orquestra sinfônica.
A gente explica no texto. Continue lendo!
Quais as funções dentro de um hotel?
Um por um você vai entender como é a operação de cada setor, como também vamos citar algumas habilidades necessárias para gerir bem as engrenagens dos hotéis e estar pronto para promover as melhores experiências para todos os clientes.
Conheça as atribuições de um gerente geral
Não é novidade que na hotelaria é bem comum um profissionalser hábil para atuar em várias funções no estabelecimento.
E na maioria das vezes, o gerente geral é quem mais trabalha como canivete suíço na rotina de um hotel ou pousada.
Muitas vezes, especialmente e hotéis de pequeno porte, esse integrante é também o dono do estabelecimento e, além de gerir a empresa, realiza algumas tarefas adminitrativas.
No entanto, o mais importante é que o profissional que preenche essa função tenha bastante experiência hoteleira e liderança.
Até porque a posição concentra responsabilidades de cunho estratégico, tanto quanto conhecimento operacional.
Multitarefas, quem ocupa o cargo tem a obrigação de conhecer todas as áreas, saber como os departamentos operam, identificar oportunidades e fragilidades em cada canto do estabelecimento, definir tarifas aos colaboradores, determinar regras e cultivar um bom relacionamento com a equipe.
Além de visão expandida sobre o mercado e concorrentes são habilidades assertivas para um bom gerente.
Muitas atividades, não é mesmo?
Por concentrar tantas funções, nada melhor do que contar com um sistema de gestão automatizado que vai permitir mais agilidade e coesão, sem necessidade de trabalho manual e ainda vai reduzir as possibilidade de erro humano.
Entenda como atua cada categoria da administração de um hotel
Sempre que falamos em administração pensamos de maneira generalista, mas nem sempre sabemos como atua o setor administrativo.
No ramo de hotelaria, esse setor abrange uma engrenagem fundamental do organograma de uma pousada ou hotel.
Dentre as funções embutidas na administração de um hotel está o departamento financeiro, esse que tem o objetivo de tornar a empresa rentável, gerenciando recursos para evitar desperdícios, e mesmo que em outro setor, é fundamental que esteja conectado e coeso com a área de hospedagem para garantir melhores resultados para a empresa.
Já que a entrada de saída de hóspedes, em finanças, equivale a gestão direta de recursos do negócio.
O comercial também faz parte da administração e cuida das vendas externas do hotel.
Na mesma via, o setor de marketing fica rescponsável pela imagem da empresa e está bem relacionado ao comercial.
Logo ao lado, dentro na administração, a área de recursos humanos gerencia a relação com os clientes internos, ou seja, o bem-estar de todos os colaboradores.
Outro setor sob a gestão da administração é o de alimentos e bebidas, este que desempenha um dos maiores desafios dentro da gestão hoteleira: toda a movimentação e atualização de estoque do restaurante, bar, cozinha e copa.
Entendeu bem como funciona a administração? Então já podemos continuar.
Quais os setores e a responsabilidade do departamento de hospedagem?
Travesseiros fofinhos, lençóis bem esticados, cheirinho de lavanda no ar. Tudo bem organizado para o hóspede aproveitar o descanso em um quarto super aconchegante.
Quem responde por todo esse conforto do hóspede dentro da pousada é o setor de hospedagem, gerido pela governança.
A equipe formada por governantas, camareiras, arrumadores e profissionais de manutenção dividem as responsabilidades sobre a organização, arrumação, limpeza e conservação dos ambientes em qualquer estabelecimento da rede hoteleira.
No qual a governança tem uma função de gestão da área e fiscalização dos serviços da equipe de limpeza.
Em outra ponta, camareiros atuam de forma mais direta na arrumação, troca de roupas de cama, observação e manutenção do consumo de itens e produtos dos quartos.
Também são responsáveis pelos cuidados com os pertences dos clientes, entre outras atividades de higienização nos quartos e corredores.
Como auxílio para camareiros e camareiras, alguns hotéis empregam o ofício de arrumador. Este, presta suporte em tarefas que exigem um pouco mais de força física, como colocar uma cama extra, trocar lâmpadas, mover móveis.
Para mais suporte, o hotel pode contar também com uma equipe de manutenção, atuando de forma preventiva, buscando construir e manter estruturas resistentes, e corretivas, na realização de consertos e reparos.
A governança comanda um pequeno exército na operação e manutenção da limpeza.
O sertor de reservas como motor de funcionamento do hotel
Dos departamentos e funções de um hotel, a área de reservas tem uma função de movimentação das solicitações de hospedagens, repasse de informações para a recepção e controle de disponibilidade de vagas.
Assim, o setor deve ser organizado para garantir que o fluxo de clientes seja rápido, eficiente, assertivo, fluido, especialmente para evitar qualquer risco de overbooking – a venda de um serviço em quantidade maior que a capacidade do hotel.
Atualmente, os hoteleiros podem contar com recursos capazes de otimizar o fluxo de trabalho e impulsionar o aumento das vendas do hotel, sem depender do recurso humano.
E a tecnologia está para isso.
Já é possível delegar a responsabilidade para um motor de reservas como solução para gerenciar as solicitações de estadias, ganhar mais praticidade para atrair mais clientes de forma descomplicada.
Ideia incrível. Vale pensar sobre investir em tecnologia para crescer. Atualmente, essa é a fórmula mais barata para o sucesso.
Quais os cargos e funções no departamento de recepção do hotel?
Será mesmo que a primeira impressão é a que fica? Se você acha que sim, esse setor que nós falaremos agora tem no efeito de causar uma ótima impressão seu principal significado de existir.
A área de recepção talvez seja considerada o sorriso de um hotel ou pousada, o cartão de visitas e talvez um bom motivo para que os hóspedes saiam satisfeitos e retornem.
Baita de uma responsabilidade!
Esta área chamada de recepção possui, em geral, três tipos diferentes de profissões: a de recepcionista, o concierge e o mensageiro.
Cabe ao recepcionista registrar a entrada dos hóspedes, controlar contas, lançar despesas, atender os clientes desde o check in até o check out.
Geralmente omum em hoteis de grande porte, ou de luxo, a função de concierge é também integrante da equipe de recepção . Este profissional controla o serviço de portaria, orienta e fica à disposição de todos hópedes no salão do hotel ou pousada.
Por último, o mensageiro completa a trinca principal dos serviços de recepção. Sua função é auxiliar no carregamento de bagagens, guiar hóspedes pelos espaços da pousada e, por que não, gerenciar a rotina de circulação do hotel.
Conseguiu entender os departamentos e funções de um hotel?
Você percebeu o quanto complexo pode ser toda construção da equipe e comunicação entre os colaboradores para que o hotel ou pousada funcione de forma coordenada.
A gente explica, como no texto, e ajuda você a gerenciar seu hotel. Precisa de um suporte, fale com a com a gente!
