Cansado e cheio de expectativas, o que mais um viajante deseja é correr para o quarto de hotel ou curtir o que o meio de hospedagem e o destino da viagem tem a oferecer.
Por outro lado, nos casos de pressa e talvez atrasado para embarcar para casa no final da viagem, o que mais os hóspedes desses dois casos citados desejam e merecem é agilidade no processo de check-in e check-out de hotel.
A rapidez e a eficiência desses dois processos podem fazer a diferença na experiência e na impressão que o cliente terá sobre o seu hotel.
Para isso, é possível criar regras e padronizar o processo ou então adaptar o
serviço às necessidades dos hóspedes.
Mais ainda, incluir a tecnologia e evitar um processo exaustivo, filas e desgaste tanto dos clientes quanto da sua equipe de recepcionistas.
Embora os hóspedes tenham o costume de fazer o check-in e check-out nos balcões das recepções, a tecnologia se instaurou para simplificar esse processo.
Neste texto, iremos tratar dessas etapas tão importantes para a recepção dos clientes nos hotéis e pousadas.
Por isso, hoteleiro. Fique com a gente e leia no texto as definiões, tipos e mudanças que podem transformar a forma de recepcionar as pessoas.
Vamos?!
O que é check- in de hotel?
A princípio, precisamos explicar essa expressão do inglês, check-in, tão comum no dia a dia de um hotel ou pousada.
Este termo é equivalente à chegada de um cliente, ou melhor, se refere ao período e processo de entrada do hóspede em qualquer meio de hospedagem.
E sobre a operação, cada um deles decidem como funciona o check-in de hotel, mesmo que um certo padrão seja respeitado:
- O hóspede se aproxima da recepção ou atendimento e apresenta o número da reserva.
- Os colaboradores do hotel precisam estar preparados para solicitar os detalhes da estadia, dados pessoais, tipo de apartamento, número de pessoas, duração da hospedagem e formas de pagamento.
- Nesta hora, também podem adicionar serviços a mais que lhes interessem, além de itens necessários para garantir a estadia confortável para todos os tipos de pessoas.
Como por exemplo, produtos como carrinho de bebê, serviços de babá, serviços pet friendly e até materiais para acessibilidade como cadeira de rodas, um auxílio para pessoas com dificuldade de locomoção.
- Tomam ciência de informações sobre todos os serviços do hotel, horário do café da manhã, das arrumações, localização de espaços de apoio – caso o hotel não tenha disponível – como restaurantes, piscinas, entre outras opções.
- Logo depois desta etapa, o hóspede já pode ter acesso à sua suíte, desfrutar dos serviços que o hotel ou pousada oferece e a estadia, com a certeza de que todos os seus dados estão registrados.
O registro de entrada geralmente acontece no horário de funcionamento da recepção.
Para o senso comum, em horário comercial,o ideal é a partir do meio dia, mais especificamente às 14 ou 15 horas.
No entanto, hotéis têm adotado o registro de entrada flexível, que consiste em possibilitar a chegada dos hóspedes em qualquer horário do dia, ou melhor, um aplicativo independente para dar autonomia e agilidade para seus clientes.
Para o meio de hospedagem, a versatilidade desse recurso é uma maneira de acolher hóspedes de diferentes destinos.
Isso porque, em muito caso, precisamos contabilizar os diferentes fusos horários, que podem influenciar no tempo de chegada do cliente no destino da viagem.
Vale ressaltar que optar por esse tipo de check-in, o hotel ou pousada pode coletar o pagamento de taxa extra, iniciativa que vale também para o momento da saída.
E, com isso, por em prática uma estratégia de atração que visa ampliar sua cartela de clientes.
Como funciona o check-out de hotel?
Por outro lado, o check-out representa o momento oficial de encerramento da estadia do hóspede nas acomodações do hotel ou pousada.
O processo é bem simples: o hóspede apenas retira seus pertences, se dirige à recpeção para devolver a chave ou o cartão de identificação e efetuar o pagamento dos débitos.
Em geral, muitos estabelecimento adotam o horário do meio dia, também. para demarcar a conclusão da estadia de um hóspede.
Em outras palavras, o intervalo entre o check-in e check-out no hotel respeitam um espaço para que o setor de governança entre em ação, a equipe de limpeza faça a arrumação dos quartos.
Nos casos de atraso, o hotel tem o direito de incluir taxas extras se essas normas forem desreipetadas.
Por exemplo, se o hóspede não desocupou a unidade dentro do prazo de chack-out estabelecedido na hora do check-in, é permitido a cobrança de tarifas por isso.
Esses valores são determinados por cada hotel ou pousada e alinhado nas informações dadas aos hóspedes no momento de início da sua estadia.
O combinado não sai caro, concorda com a gente?
Fazer check-in e check-out no celular é possível?
Com apenas um clique, sem esperar por atendimento no balcão ou ficar cheio de fichas e papel nas mãos.
Parece um sonho permitir que o hóspede possa entrar ou sair do hotel com a garantia de que todas as etapas da rotina da estadia serão cumpridas e devidamente registradas no sistema do hotel.
Coisas assim acontecem com o auxílio da tecnologia, especialmente de aplicações como o Foco Pass, que tem o propósito de introduzir praticidade e segurança no seu dia a dia.
Nesta seção do texto, vamos explicar os tipos de check-in e check-out que existem no mercado suas vantagens, desvantagens
Além de apresentar o quanto a tecnologia pode ser uma solução confortável e atrair muitos clientes sem medo de taxas.
Continue lendo!
Check in e check-out convencionais
O hóspede preenche uma ficha, recentemente padronizada pelo Ministério do Turismo, a Ficha Nacional de Registro de Hóspede, FNRH.
Este padrão foi regulamentado pela autárquia máxima do seguimento, em 2010, com a lei do turismo, como obrigatoriedade para todo sistema hoteleiro.
Com isso, a unidade das informações sobre os hóspedes, o Minitério consegue avaliar e fazer pesquisas sobre o perfil do turismo em cada região do país.
O retorno em informações, mais controle e segurança para entender o turismo nacional.
Ou seja, conforme nós incentivamos aqui no blog, conhecer bem o turista, o seu público, permite a criação de estratégias mais específicas e assertivas para conquistar e fidelizar mais e mais clientes.
Uma pensamento que não é apenas do setor privado, mas uma estratégia do maior órgão regulador do setor de hotelaria, o Ministério do Turismo.
Em contrapartida, precisamos alertar sobre o cuidado com essa papelada e o risco de que um processo tão importante para a operação seja realizado de forma manual.
Devido ao trabalho manual, documentos como as fichas que registramos informações tão valiosas podem se perder e, em papel, sua durabilidade pode ser reduzida de maneira substancial.
Cabe o alerta e identificar formas de assegurar a durabilidade desses documentos. Não é mesmo?
Check in e check-out de hotel online
Você garante a experiência do hóspede com um check-in sem filas e automatizado, integrado ao seu sistema de gestão hoteleira e seu hóspede vai precisar apenas do aparelho celular.
Para confirmar basta fazer isso no app ou site do hotel sem que seja necessário esperar.
Ao aderir ferramentas digitais simples de utilizar, extremamente confiáveis, que funcionam como grandes parceiros para seu negócio.
Assim, ganha mais agilidade e conforto para você e o hóspedes que vão à recepção para buscar suas chaves e acessar a recepção.
Conheça melhor uma solução para otimizar sua operação e possibilitar check-in e check-out a qualquer hora.
Early check-in de hotel também é opção
Este tipo de check-in de hotel pode ser incorporado aos seus serviços para flexibilizar o atendimento em seu estabelecimento.
Especialmente se você percebe que seu público-alvo possui horário de chegada fora do convencional, a oferta de horário alternativos irá atender a essa audiência.
Dessa maneira, acontece que esse processo funciona mediante pagamento de tarifa adicional, quando o hóspede realiza o check-in antes do período estabelecido pelo hotel ou pousada.
E em muitas ocasiões esse fato pode distanciar o interesse dos clientes ou causa pequenos transtornos para o hotel.
Late check-out de hotel
Quando o hóspede decide ficar mais um tempo e exceder o limite de estadia, que, como dito anteriormente, se encerra ao meio dia.
Como de costume o hotel ou pousada pode solicitar um valor adicional pelo período e se estender ainda mais esse prazo, também pode se configurar como mais uma diária.
A variabilidade de tipos de check-in e check-out de hotel são maneiras de prestar o melhor atendimento e expandir as possibilidades de criar uma experiência incrível de estadia.
Mas como dito anteriormente, incorporar a tecnologia no dia a dia permite que essas novas formas de atender seu cliente sejam confortáveis para você e seus hóspedes, sem sobrecarregar os colaboradores.
E a tecnologia está disponível para isso.
